Cand lucrezi de acasa sau te afli la o intalnire cu un client, cat de des ai la tine toate documentele cheie de care ai putea avea nevoie? Daca se afla la tine, care este probabilitatea sa fie necesare si altui coleg, in acelasi timp? Daca se pierd? Utilizand serviciile de arhivare electronica, toate documentele pot fi stocate pe SERVER, CD, DVD, memory stick, etc., pentru o accesare sigura si facila de oriunde va aflati, iar documentele originale pot ramane in siguranta arhivei fizice, ferite de pericolul de a fi furate sau pierdute.
Conform studiilor de specialitate, angajatii pierd intre 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte si documente. Prin implementarea unui sistem profesional de arhivare electronica toate aceste probleme ar fi de domeniul trecutului.
In cazul in care aveti deja un progam propriu de arhivare electronica in derulare, cel mai probabil acesta este utilizat numai la scanarea documentelor nou intrate sau pentru anumite domenii. Este adevarat ca poate efectua munca de organizare a muntilor de hartie, dar in mod cert timpul si efortul alocate acestei actiuni fac lucrurile sa fie foarte dificile in continuare. Procesul de scanare vizeaza in mod normal documentele curente, nu cantitatile enorme de documentatie pe care le-ati acumulat in timp. Timpul alocat de dvs. pentru o astfel de actiune va fi atat de indelungat, incat veti realiza ca nu mai faceti nimic altceva decat asta, in detrimentul activitatilor dvs. curente pentru care ati fost angajat. In astfel de cazuri, serviciile noastre sunt binevenite pentru a va ajuta sa mentineti o activitate normala a biroului dvs.
Solutia la indemana oricui: arhivarea electronica
Arhivarea electronica presupune gestionarea tuturor categoriilor de documente, date si informatii existente intr-o companie. De asemenea, permite obtinerea datelor complete, corecte si in timp real, aspect ce contribuie major la bunul mers al schimburilor de informatii ce au loc in cadrul unui departament, intre departamente, intre companie si clienti etc.
Metodologia de scanare si indexare a documentelor, in stransa legatura cu inalta precizie a procesului, conduc la rezultatul ca nu va veti mai afla niciodata in pozitia de a nu gasi un document, desi este evident ca unele documente trebuie totusi pastrate pe hartie. Alegand beneficiile scanarii de documente, aveti certitudinea ca puteti oricand accesa documentele necesare si va veti bucura si de spatiul recastigat din biroul dvs.
Noi preluam muntii de hartie din sediile dvs. si va returnam CD-uri sau DVD-uri ce contin imaginile scanate in formatul electronic ales in urma discutiilor dintre reprezentantii dvs. si echipa noastra. Din momentul in care noi am efectuat preluarea documentelor de la sediile dvs., scanerele noastre vor procesa informatiile continute in dosarele dvs. de calitate, marime si conditie fizica variate.
Primim adesea intrebarea daca pot fi scanate si introduse in sistem documente de diferite formaturi – raspunsul este DA, desigur, deoarece am ales scannerele si softurile tinand cont de acest aspect exprem de important. In afara de formatul documentului, scannerele profesionale din dotarea companiei noastre pot procesa si diferitele grosimi pe care le au documentele.
Scanerele noastre profesionale redau imagini exacte, de calitate, indiferent de marimea sau calitatea documentelor originale (Facturi, Contracte, Manuale, Chestionare, Prospecte, Declaratii, Chitante, Schite, Fise medicale etc).
Securitatea documentelor presupune mult mai mult decat cine le poate accesa sau nu, desi acesta este aspectul care nelinisteste in general. In prezent, companiile aloca sume enorme pentru salvarea datelor din computere in fiecare zi, contractand uneori servicii extrem de costisitoare in acest sens. In contrast cu aceste actiuni, putini se gandesc ce s-ar intampla daca documentele pe hartie s-ar pierde. Explicatia poate fi ca sistemul de arhivare a documentelor fizice le-a scapat din vedere, acordand toata atentia computerelor, care pot fi supuse unui proces de “back up”, care nu poate fi aplicat unui dulap cu acte, desigur.
Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronica in cadrul unei companii sunt:
- Simplificarea fluxului informational
- Reducerea costurilor operationale
- Cresterea eficientei angajatilor ca urmare a simplificarii procesului de cautare si acces la informatie si totodata a sca derii dramatice a timpului alocat acestui proces
- Viteza mare de acces la informatii
- Accesul la documente din orice locatie
- Marirea securitatii prin controlul accesului la informatii
- Reducerea riscului de a se pierde informatii
- Economia de spatiu
- Economia de hartie
