Prelucrarea Documentelor

In baza Nomenclatorului sau a procedurilor interne specialistii in arhivistica ai Distristoc Comprest realizeaza prelucrarea documentelor companiei dumnevoastra.

Arhivistii si arhivarii nostrii grupeaza documente referitoare la aceeasi problema, cu acelasi termen de pastrare. In cazul acelorasi tipuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu termene de pastrare diferite (bilanturi contabile, situatii statistice lunare, trimestriale, semestriale, anuale), se constituie dosare separate.

In ceea ce priveste ordonarea documentelor in dosar, in functie de necesitati acestea se ordoneaza cronologic, sau in cazuri speciale dupa alte criterii (alfabetic, geografic).

Ordonarea propriu zisa a dosarelor in vederea inventarierii se va face, de regula, conform criteriului structural cronologic, pe baza Nomenclatorului Arhivistic. Astfel, ordonarea documentelor se face pe compartimente, in cadrul acestora pe ani, iar in cadrul anilor pe termene de pastrare. Numarul de ordine al unitatilor arhivistice se da incepand cu numarul „1” pentru fiecare termen de pastrare din cadrul anului/compartimentului. Dupa ordonarea documentelor specialistii Distristoc Comprest  realizeaza inventarierea  documentelor – operatiunea arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice  conform criteriilor stabilite.

Inventarul cuprinde elementele de identificare inscrise pe coperta fiecarei unitati arhivistice care urmeaza dupa antet si titlu;

In antet, in stanga sus, se trece denumirea unitatii si a compartimentului care a creat documentele, iar in titlul inventarului se va mentiona anul  crearii documentelor si termenul de pastrare;

Dupa inventariere, documentele se trec, in ordinea finalizarii inventarelor/ ordinea cronologica a documentelor/inventarelor in registrul de evidenta curenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice. In acest registru sunt inregistrate inventarele fondului sau fondurilor create si detinute de creator si implicit numarul unitatilor arhivistice dintr-un fond, precum si miscarea acestora in decursul anilor. In el se tine o evidenta numerica a dosarelor, fiind astfel un inventar al inventarelor.

Utilizarea Documentelor

Distristoc Comprest poate elibera, de pe documentele detinute, la solicitarea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii, extrase. Arhivistii si arhivarii Distristoc Comprest cerceteaza inventarele si unitatile arhivistice din depozitele proprii, în vederea rezolvarii cererilor si întocmesc referate, le semneaza si dateaza si raspund de autenticitatea datelor mentionate în acestea.

Pentru ca dorim sa venim in intampinarea nevoilor dumneavostra puteti trimite o cerere catre noi iar specialistii  (arhivisti, arhivari) Distristoc Comprest vor urmari rezolvarea tuturor cererilor primite si raspund pentru veridicitatea datelor cuprinse în actele eliberate.

Primirea cererilor si eliberarea raspunsurilor se va face astfel:

– prin e-mail, fax sau posta;

– prin biroul de relatii cu publicul-  special amenajat în acest sens.