Încheierea notarială este instrumentul prin care notarul public îndepline?te o procedură; este elementul scriptic în care se consemnează momentul ?i etapele îndeplinirii procedurii, constatările notarului public ?i - acolo unde este cazul - investirea actului cu o anumită formulă sau for?ă juridică, procedura definitivându-se prin semnătura notarului public ?i prin aplicarea sigiliului acestuia.Nu toate încheierile notariale se referă la acte încheiate de păr?i, respectiv nu toate se aplică direct pe înscrisul păr?ilor. În general, încheierile din cadrul procedurii succesorale, cu excep?ia încheierii finale, sunt cele care cuprind doar constatări ale notarului public cu privire la ?edin?a succesorală. De asemenea, există ?i încheieri de sine stătătoare - de exemplu încheierea de rectificare, de certificare sau de legalizare a specimenului de semnătură.

 

Toate încheierile notariale care se aplică unui înscris conferă dată certă acelui înscris.

 

 

PREZENTARE COMPARATIVĂ a principalelor încheieri notariale

 

Principalele încheieri notariale care se referă la/se aplică actelor încheiate de păr?i, sunt:

• încheierea de autentificare;
• încheierea de legalizare de semnătură;
• încheierea de dată certă.

 

Mai jos prezentăm o compara?ie sumară între aceste încheieri notariale.

 

Caracteristici comparativeÎncheierea de autentificareÎncheierea de legalizare de semnăturăÎncheierea de dată certăAsemănări ?i deosebiri între principalele tipuri de încheieri notariale

? certifică faptul că actul s-a încheiat la o anumită dată:

?

 ?¹

 ?¹

? poate certifica faptul că actul s-a încheiat la o anumită oră:

?

?

?

? certifică faptul că actul a fost semnat de anumite persoane (notarul public verifică identitatea păr?ilor, care se prezintă personal ori prin reprezentant):

?

?

?

? conferă titlu executoriu:

 ?² 

 ?³

 ?³

? conferă actului o prezum?ie de autenticitate ?i validitate, păr?ile putându-?i dovedi drepturile ?i obliga?iile chiar cu actul încheiat, fără dovezi suplimentare, proba contrară revenindu-i celui care îl contestă:

 ? 

?

?

? notarul public verifică actele de proprietate (sau actele care atestă alte drepturi), asigurându-se că partea corespunzătoare este titularul dreptului respectiv (de proprietate, sau alt drept):

?

?

?

? notarul public verifică ?i capacitatea păr?ilor, asigurându-se că acestea sunt apte să încheie actul juridic respectiv, având a?adar capacitatea ?i discernământul cerute de lege:

?

 ??

?

? notarul public cenzurează con?inutul actului, asigurându-se că este corect ?i în conformitate cu voin?a păr?ilor:

?

 ?

?

? notarul public verifică actul pentru a se asigura că nu con?ine clauze imorale ?i nu este contrar legii ?i bunelor moravuri:

?

 ??

 ??

? acolo unde este cazul, se verifică situa?ia bunului pentru a exista certitudinea că este liber de sarcini ?i servitu?i, că nu face obiectul vreunui litigiu ?i că nu sunt notate promisiuni, sechestre asigurătorii etc.:

?

?

?

? în cazul bunurilor imobile, se blochează cartea funciară pentru a se evita cazul dublelor/multiplelor înstrăinări:

?

?

?

? actele au de obicei termen permanent sau foarte mare, de păstrare în arhivă:

?

?

?

? semnăturile păr?ilor sunt protejate prin eliberarea de duplicate:

 ??

?

?

________________________________

¹) data certă este cea a înregistrării în Registrul General Notarial (?i consemnată în încheiere) ?i nu data specificată de păr?i în act (presupunând că diferă);

²)  în cazul unei crean?e certe ?i lichide (de la data la care aceasta a devenit exigibilă - art. 639 din Codul de procedură civilă), precum ?i în alte cazuri prevăzute de lege;

³) excep?ie: contractele de comodat cu dată certă constituie titlu executoriu cu privire la obliga?ia de restituire, în cazul încetării prin expirarea termenului sau prin decesul comodatarului;

?) notarul public nu verifică în totalitate aceste aspecte întrucât nu cenzurează con?inutul înscrisului, dar nu va aproba procedura dacă vreuna dintre persoanele semnatare nu are discernământ;?) începând cu 18 iunie 2014 - data când a fost republicată Legea 36/1995;

?) începând cu 11 august 2013 - data când a intrat în vigoare noul Regulament de aplicare a Legii 36/1995.

 

 

CUM ALEGEM ÎNCHEIEREA NOTARIALĂ

 

În momentul în care optăm pentru o încheiere sau alta, trebuie să avem în vedere următoarele lucruri:

• unde vom folosi actul juridic respectiv;

• dacă se întrezăre?te riscul ca vreuna dintre păr?i sau altă persoană interesată (mo?tenitorii uneia dintre păr?i sau un ter? creditor) să încerce contestarea semnăturii sau a con?inutului actului;

• dacă una dintre încheierile notariale pe care am ales-o î?i justifică pre?ul în compara?ie cu o altă încheiere, „mai slabă” ca ?i „putere juridică”, dar care s-ar potrivi la fel de bine situa?iei sau actului;

• dacă legea cere o anumită formă pentru încheierea actului respectiv.

 

Exemple:

două persoane au vândut/cumpărat un teren printr-un act sub semnătură privată. Pentru ca vânzarea să poată produce efecte juridice, păr?ile trebuie să meargă la notariat. Având deja actul redactat, păr?ile ar putea solicita notarului public darea de dată certă pe acest act, fiind o procedură mai accesibilă, dar pentru că legea prevede în mod obligatoriu forma autentică pentru vânzarea de terenuri, păr?ile vor fi nevoite să opteze pentru încheierea de autentificare, pentru siguran?a pe care o oferă aceasta sub toate aspectele, inclusiv sub aspectul for?ei probante.

o persoană închiriază alteia un autoturism. Păr?ile au cuno?tin?e juridice suficiente pentru a încheia un contract de închiriere sub semnătură privată, dar doresc trecerea acestuia printr-un filtru suplimentar, acela al notarului public, ?tiind că autorită?ile au mai multă încredere într-un act notarial, acesta având o for?ă probantă mai mare. În plus, doresc certificarea faptului că actul a fost semnat într-adevăr de ele ?i nu de altcineva. Nu doresc să opteze pentru un contract de închiriere în formă autentică pentru că de regulă aceasta este o procedură mai scumpă ?i care nu ar fi neapărat necesară în acest caz. Nu pot opta nici pentru darea de dată certă pentru că în cazul acesta notarul nu ar stabili identitatea păr?ilor, ?i atunci au la dispozi?ie varianta încheierii de legalizare de semnătură, când notarul public verifică actul pentru a nu fi contrar legii ?i bunelor moravuri, stabile?te identitatea păr?ilor ?i atestă faptul că acestea au semnat contractul cunoscându-i con?inutul.

Asocia?ii unei societă?i cu răspundere limitată se întrunesc în adunarea generală ?i iau o hotărâre pe care o consemnează într-un înscris semnat de cei prezen?i. Această hotărâre urmează a fi prezentată institu?iilor corespunzătoare (de exemplu, la ORC). Institu?ia are nevoie să ?tie dacă hotărârea este de dată recentă sau mai veche, iar acest lucru se atestă prin încheierea de dată certă.

 

 

ACTE PENTRU CARE LEGEA CERE ÎN MOD OBLIGATORIU FORMA AUTENTICĂ

 

Legea prevede forma autentică ad-validitatem (adică obligatorie pentru însă?i validitatea actului) la încheierea următoarelor acte:

• vânzarea terenurilor ?i a construc?iilor;

• contractele de dona?ie¹, indiferent de obiect, chiar ?i atunci când sunt încheiate ca acte separate, sub forma ofertei de dona?ie, respectiv a acceptării acesteia;

• contractele de ipotecă;

• contractele de fiducie²;

• renun?area la un drept;

• renun?area expresă la succesiune;

• revocarea unui legat;

• consim?ământul dat în cazul reproducerii umane asistată medical cu ter? donator;

• actul constitutiv al oricărei societă?i care are bunuri imobile aduse ca aport la capitalul social, precum ?i actele prin care se majorează capitalul social prin subscrierea ca aport în natură a unor bunuri imobile;

• actele constitutive ale cooperativelor agricole ?i ale societă?ilor în nume colectiv sau în comandită simplă, precum ?i actele adi?ionale;

• actul constitutiv, actele de majorare a capitalului social ?i prospectul de emisiune, în cazul societă?ilor pe ac?iuni care se constituie prin subscrip?ie publică.

 ________________________________¹) excep?ie fac darurile manuale, în limita a 25.000 lei²) fiducia este opera?iunea juridică prin care unul sau mai mul?i constituitori transferă drepturi reale/de crean?ă/garan?ii ori alte drepturi patrimoniale, prezente sau viitoare, către unul sau mai mul?i fiduciari care le exercită cu un scop determinat, în folosul unuia sau mai multor beneficiari.

 

De asemenea, potrivit principiului simetriei de forme, trebuie încheiate în formă autentică toate actele prin care se modifică, se sting sau devin ineficace înscrisurile întocmite în formă autentică sau pentru care legea a prevăzut obligatoriu forma autentică, precum ?i procurile referitoare la acestea.

 

 

ALTE ACTE AUTENTICE

 

Înscrisul autentic este cel elaborat de func?ionarul public, notarul public sau alt agent instrumentator competent în formele ?i limitele atribu?iilor prevăzute de lege. A?adar, pe lângă actele notariale, există ?i alte acte care pot fi autentice. Dintre acestea, enumerăm:

• actele de stare civilă;
• hotărârile judecătore?ti;
• titlurile de proprietate.

Trebuie precizat faptul că, pe lângă notarii publici, ?i personalul misiunilor diplomatice sau consulare pot autentifica acte, ei având calitatea de agent instrumentator, potrivit legii.De asemenea, sunt considerate acte autentice, acele acte întocmite în străinătate, care au caracter autentic, adică au încheiere de autentificare sau au fost supuse unei proceduri similare, ?i care sunt recunoscute în România, potrivit normelor de drept interna?ional privat.

 

 

Alte încheieri notariale

 

Cele trei tipuri de încheieri descrise mai sus nu sunt singurele întâlnite în activitatea notarială. Pe lângă acestea, mai întâlnim, în cadrul altor proceduri notariale, ?i alte tipuri de încheieri:

 

• Încheierea de legalizare copie - se folose?te în cazul legalizărilor de copii de pe înscrisurile prezentate de păr?i. Încheierea atestă faptul că acea copie este conformă cu originalul, men?ionându-se particularită?i speciale ale documentului (deteriorat, plastifiat etc.)

• Încheierea de legalizare a semnăturii traducătorului - prin intermediul căreia notarul public atestă faptul că traducerea a fost efectuată într-adevăr de un traducător autorizat, conform legii.Procedurile a căror finalitate se realizează prin intermediul acestor două tipuri de încheieri sunt descrise în pagina de asisten?ă - sec?iunea „Actele ?i contractele notariale”.Cite?te mai mult.

• Încheierea de legalizare a specimenului de semnătură sau a sigiliului - prin intermediul căreia notarul public atestă faptul că semnătura sau sigiliul ?tampila) apar?in unei persoane fizice, respectiv juridice;

• Încheierea de primire în depozit - a bunurilor, a înscrisurilor ?i a documentelor prezentate de păr?i, precum ?i a sumelor de bani, a altor bunuri, înscrisuri sau documente găsite cu ocazia inventarului succesoral, în limita spa?iului ?i utilită?ilor de care dispune biroul notarial ;

• Încheierile specifice procedurii succesorale. Acestea sunt încheierile de ?edin?ă prin care notarul consemnează evenimentele de la termenele stabilite în cadrul dezbaterii unei succesiuni; distingem între încheierea de amânare, încheierea de suspendare, de repunere pe rol, ?i cea mai importantă încheiere - încheiere finală, în baza căreia se eliberează certificatul de mo?tenitor sau certificatul de calitate de mo?tenitor.Procedura succesorală este descrisă în pagina de asisten?ă.Cite?te mai mult.

• Încheierea de certificare.Notarul public poate certifica mai multe fapte, pe care le constată personal, ?i care sunt descrise sumar în lista de mai jos.

 

Faptele care pot fi certificate de notarul public:

1.

faptul că o persoană se află în via?ă;

2.

faptul că o persoană se află într-un anumit loc;

3.

faptul că persoana din fotografie este aceea?i cu persoana care cere certificarea;

4.

faptul că o persoană, ca urmare a unei soma?ii sau notificări, s-a prezentat ori nu într-o anumită zi ?i la o anumită oră într-un anumit loc, precum ?i declara?ia acesteia;

5.

rezultatele tombolelor, tragerilor la sor?i, concursurilor, loteriilor publicitare, organizate de entită?i autorizate în conformitate cu acte normative speciale, dacă nu sunt date, prin lege, în competen?a altor organe;

6.

certificarea site-urilor, programelor informatice sau a altor produse, dacă nu sunt date, prin lege, în competen?a altor organe;

7.

certificarea altor fapte care nu sunt date în competen?a exclusivă a altor organe.

 

Încheierile prezentate sumar în această sec?iune sunt specifice diverselor servicii notariale. Lista serviciilor notariale este descrisă detaliat în pagina corespunzătoare.