Arhivarea digitala se constituie intr-o succesiune de operatiuni prin care seturi de documente aflate pe hartie sau pe alte suporturi scrise sunt transpuse in format digital.

Documentele in format digital pot si pastrate in conditii maxime de siguranta si securitate si pot fi partajate si utilizate de catre utilizatori in contextul unor reguli si preferinte bine definite.

Arhivarea digitala, oferita, promovata si implementata de SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare, corespunde in totalitate conceptului de "Record Management and Archiving".

In esenta, prin intermediul software-ului specializat putem asocia metadatelor care descriu documentele aflate fizic in depozitele noastre, copia digitala a acestora.

Deducem de aici posibilitatea consultarii de la distanta a documentelor aflate in arhiva fara a fi necesara extragerea fizica a acestora si fara implicarea unor operatiuni de manipulare costisitoare.

Structura metadatelor este flexibila, extrem de configurabila si poate fi stabilita de comun acord cu beneficiarul.

Accesul pentru consultarea Arhivei Digitale se face in mod securizat, pe baza unui user si a unei parole.

Posibilitatea de consultare a unui document de catre un user este definita de grupul, nivelul si drepturile acestuia intr-o ierarhie clasificata.