Preluarea arhivei de documente de la Beneficiar, in scopul depozitarii presupune executarea de catre SDA a unor operatiuni strict determinate.

Preluarea dosarelor create de Beneficiar, in prezenta reprezentantului acestuia, introducerea dosarelor in cutiile de arhivare, sprijinirea Beneficiarului in inventarierea dosarelor continute de fiecare cutie in parte si crearea unei baze de date electronice.

Aplicarea codului de bare pe fiecare cutie de arhivare scopul fiind acela de a crea Beneficiarului usurinta in regasirea documentelor.

Datele de identificare ale cutiilor de arhivare, cu documentele Beneficiarului vor fi introduse intr-o aplicatie informatica, scopul fiind de a crea Beneficiarului usurinta in regasirea documentelor. Aplicatia informatica utilizata este furnizata de o societate lider international in furnizarea de software automatizat pentru biblioteci si arhive, aplicatie care deserveste peste 11000 de biblioteci si arhive, din intreaga lume.

Transportarea in conditii de siguranta cu mijloace de transport adecvate a cutiilor cu documente ale Beneficiarului, la locul de depozitare. Deteriorarea documentelor pe timpul transportului, declanseaza raspunderea SDA la nivelul prejudiciului creat.

Oferirea de materiale de cea mai buna calitate pentru gestionarea si arhivarea documentelor : cutii, coperti, etichete, elemente de legare.