Inventarul reprezinta evidenţa documentelor si dosarelor după ce acestea au fost grupare conform Nomenclatorului Arhivistic al Beneficiarului si cuprinde toate dosarele care au acelaşi termen de păstrare, create pe parcursul unui an, la nivelul unui departament de muncă.

În scopul inventarierii dosarelor / unităţilor arhivistice, se întocmeşte pentru fiecare în parte câte o fişă de inventar. Elementele de cotă inscrise în fişa de inventar ce individualizează fiecare dosar / unitate arhivistică sunt: denumirea fondului sau a colecţiei arhivistice; denumirea compartimentului de muncă care l-a creat; numărul unităţii arhivistice şi anul, sau anii extremi.

 Inventarele se întocmesc în trei exemplare pentru documentele cu termenele de păstrare temporare iar pentru documentele cu termen de păstrare permanent se vor întocmi patru exemplare.

Dintre acestea, câte un exemplar din fiecare inventar în parte rămâne la departamentul creator al documentelor, iar celelalte se vor depune împreună cu dosarele / unităţile arhivistice, odată cu predarea lor, la arhivă