- inventarierea este operațiunea de luare în evidență a unitaților arhivistice, în urma căruia rezultă inventarul fondului;
- inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în cursul unui an;
- se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator;
- redactarea într-o formă clară a problemelor importante, duce la regăsirea rapidă a informațiilor;
- inventarele se întocmesc atât pe suport de hârtie cât și în format electronic. Normele arhivistice prevăd ca inventarele să fie întocmite în trei exemplare și patru pentru cele cu termen permanent.
După procesul de inventariere documente, în formatul inventarului apar:
denumirea instituției–companiei;
compartimentul de activitate;
anul în care au fost întocmite create documentele ;
termenul de păstrare;
numărul de inventar;
indicativul dosarului după nomenclator;
conținutul pe scurt al dosarului;
număr de file;
număr de raft, număr cutie.
