Gruparea documentelor în dosare (Ordonare)

Ordonarea reprezintă operaţiunea de grupare a unităţilor arhivistice (dosare, registre, foi volante) în cadrul fondurilor şi colecţiilor.

Ordonarea documentelor (dosarelor) în cadrul fondului, se face astfel încât să redea ordinea iniţială a documentelor după un criteriu stabilit (structural- cronologic = pe ani şi compartimente de muncă iar în cadrul compartimentului pe probleme; structural-cronologic = pe compartimente şi în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic etc) ; cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au avut compartimente sau când nu se poate stabili cărui compartiment au aparţinut.

Constituire dosare

Constituirea dosarelor se realizează în funcţie de problemele şi termenele de păstrare prevazute în Nomenclator. În cazul în care Nomenclatorul arhivistic lipseşte, dosarele se vor grupa în funcţie de criteriul de ordonare al fondului arhivistic.

Inventariere

Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităţilor arhivistice (dosare, registre, condici, planuri, hărţi, fotografii, etc.) constituite la nivelul unei instituţii/societăţi, acţiune materializată în elaborarea instrumentelor de evidenţă ‐ inventarele arhivistice. Inventarele rezultate pot fi puse la dispoziţia beneficiarului atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic.

Distrugere documente (Selecţionare)

Selecţionarea este operaţiunea arhivistică ce constă în stabilirea valorii istorice sau practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea eliminării celor lipsite de importanţă.

Efectuarea în bune condiţii a selecţionării documentelor cu termen de păstrare temporar este determinată de pregătirea şi experienţa celor care efectuează selecţionarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor ca instrument de evidenţă.

Personalul societăţii noastre acordă suport de specialitate în vederea selecţionării documentelor, a întocmirii lucrării de selecţionare şi a eliminării documentelor cu termene de păstrare expirate, conform prevederilor legale.

Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea Comisiei de selecţionare din cadrul instituţiei/societăţii creatoare şi cu avizul Arhivelor Naţionale.