Fondul arhivistic reprezintă o sursă bogată de informaţii în diverse domenii. Indifernet de tipul organizaţiei - de interes public sau privat - fondul arhivistic are un loc, rol şi importanţă bine definit. Pentru a accesa cu uşurinţă un anumit tip de informaţie este necesar ca arhiva organizaţiei să fie structurată, ordonată pe ani, compartimente, criterii, problematici, alfabetic, zonal etc. Paşi de urmat de la crearea şi până la arhivarea înscrisurilor, materialelor purtatoaare de informaţie cu valoare de document: 1. Un înscris pentru a putea fi document trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: - să conţină antet si numar de înregistrare; - adresant; - conţinut; - semnătură şi ştampilă; 2. Documentele create în organizaţie se înregistrează în Registrul de evidenţa documentelor intrate-ieşite şi îşi urmeaza cursul care le este destinat; 3. Documentele primite de alte organizaţii se înregistreaza în Registrul de evidenţa documentelor intrate-ieşite, apoi sunt repartizate compartimentelor responsabile cu rezolvarea lor; 4. Documentele rezolvate de compartimente în cursul unui an se grupează pe problematici, termene de păstrare conform Nomenclatorului documentelor aprobat de conducatorul organizaţiei şi avizat de Directia Arhivelor Naţionale Teritoriale; 5. Documentele create în cursul unui an se constituie în dosare (unităţi arhivistice) conform art. 17 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă; 6. Prin grija şefului de compartiment, serviciu, departament, secţie etc. toate documentele constituite in unitaţi arhivistice se predau la depozitul arhivă al organizaţiei pe baza de proces verbal si inventar conform art. 9 din Legea Arhivelor Naţionale; 7. Şeful depozitului de arhivă (persoana numită să răspundă de arhivă) preia toate documentele indosariate, intrate, create, deţinute de organizaţie în cursul unui an calendaristic şi le inscrie in Registrul de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice; 8. Întocmirea Nomenclatorului arhivistic este obligaţia fiecarui creator pentru documentele proprii. Avand în vedere diversitatea organizaţiilor, specificului lor de activitate, se impune efectuarea a trei activităţi generale obligatorii cu privire la realizarea unei evidenţe corecte si coerente a documentelor indosariate: - activitatea de registratură care ţine evidenţa tuturor documentelor intrate - ieşite din organizaţie; - activitatea de elaborare si întocmire a Nomenclatorului documentelor arhivate ajută la stabilirea grupării, ordonării, sortării documentelor pe problematici, zone geografice, alfabetic etc. încă din faza de creare, caentralizare, constituire în cadrul birourilor, serviciilor; - inventarul documentelor îndosariate (unităţilor arhivistice) întocmit conform Nomenclatorului Arhivistic pe compartimente şi termene de păstrare.