Pentru a fi operationala o arhiva are nevoie de: 1. amenajarea unui spatiu de depozitare care sa corespunda prevederilor Legii 16/1996; 2. dotare cu rafturi speciale pentru arhiva – cu schelet metalic si polite metalice; 3. dotarea cu cutii speciale pentru pastrarea şi conservarea documentelor (in special, a documentelor cu termen lung de păstrare); 4. constituirea unitatilor arhivistice si coaserea acestora conform nomenclatorului arhivistic intocmit de creatorul sau detinatorul de documente; 5. predarea unitatilor arhivistice de catre compartimente, servicii, sectii la depozitul arhiva pe baza de proces verbal de predare-primire. 6. alternativa - predarea unitatilor arhivistice in biblioraft sau cutie de arhivare, ordonate conform nomenclatorului, cu proces verbal de predare-primire.