Managementul evidentei patrimoniului cultural mobil   

Managementul activităţii de evidenţă include:

• Analiza situaţiei evidenţei în aria de responsabilitate: numărul de bunuri; cantitatea şi calitatea inventarelor şi fişelor existente; numărul de fişe noi de elaborat, pe colecţii; numărul de fişe de refăcut, pe colecţii; numărul de fotografii existent şi necesar;
• Evaluarea priorităţilor: 1) bunurile susceptibile de clasare în tezaur; 2) bunurile în expunere permanentă; 3) bunurile din metale preţioase; 4) bunurile de valoare deosebită;
• Evaluarea resurselor umane şi materiale existente şi necesare: personal de specialitate şi de execuţie; formulare; echipamente şi programe; cataloage şi alte materiale de referinţă, aparate foto şi consumabilele aferente; spaţiu, resurse financiare şi altele;
• Stabilirea unui plan de acţiune cu obiective, norme, responsabili şi termene;
• Evaluarea periodică a stadiului de realizare a celor propuse;
• Şcolarizarea angajaţilor pentru specialităţi deficitare, necesare instituţiei;
• Publicarea rezultatelor sub formă de repertorii, cataloage, albume, baze de date on-line.

Pentru organizarea şi planificarea activităţii de evidenţă trebuie să fie avute în vedere următoarele etape şi activităţi:

• Analiză urgentă şi serioasă a situaţiei evidenţei bunurilor culturale mobile — cantitativ şi calitativ, la fiecare deţinător.
• Stabilirea unui plan de acţiune, precum şi alocarea prioritară a resurselor necesare pentru ca toate bunurile să fie înscrise corect şi complet în registrele inventar, să aibă fişe analitice de evidenţă şi imagini.
• Crearea unui compartiment de evidenţă (la muzeele mari) sau numirea unui responsabil cu evidenţa colecţiilor (la muzeele mici).
• Păstrarea documentaţiei de evidenţă într-un fişier, dotat cu mobilier adecvat (dulapuri metalice cu sertare sau compartimentări), asigurat împotriva furtului sau calamităţilor, cu facilităţi de consultare.
• Trimiterea de urgenţă a propunerilor de clasare la Direcţia Muzee, Colecţii, Arte Vizuale din Ministerul Culturii şi Cultelor, în cazul instituţiilor specializate.
• Trimiterea de urgenţă a propunerilor de clasare la Direcţia Judeţeană pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural respectivă, în cazul instituţiilor nespecializate.
• Întocmirea rapidă de fişe analitice de evidenţă actualizate şi realizarea de fotografii pentru toate bunurile aflate în expunere permanentă sau temporară.
• Întocmirea cu prioritate a fişelor analitice de evidenţă actualizate şi realizarea de fotografii pentru toate bunurile susceptibile de clasare.
• Verificarea şi actualizarea fişelor existente, refacerea celor necorespunzătoare.
• Expertizarea/determinarea pieselor neexpertizate, neidentificate sau nedeterminate (autenticitate, atribuire, datare, metal preţios etc.), inclusiv prin colaborări externe.
• Informatizarea evidenţei patrimoniului, prin introducerea pe calculator a fişelor analitice de evidenţă completate şi actualizate în baze de date (programul DOCPAT).
• Crearea arhivelor digitale de imagini ale bunurilor de patrimoniu, prin scanarea fotografiilor sau fotografiere digitală.
• Arhivarea digitală a arhivelor istorice de texte şi imagini, prin scanarea acestora sau fotografiere digitală.
• Depunerea copiilor pe suport electronic, însoţite de documentaţia adecvată, a datelor de patrimoniu la Arhiva naţională digitală a patrimoniului de la CIMEC - Institutul de Memorie Culturală. Irina Oberländer-Târnoveanu (CIMEC - Institutul de Memorie Culturală, februarie 2003)