Procedurile operationale sunt o componenta esentiala în orice companie, indiferent daca este vorba despre o firma de dimensiuni mici sau o companie cu o structura mai complexa. Cu ajutorul procedurilor operationale, companiile economisesc timp si resurse, au angajati mai bine pregatiti si mai eficienti, si se pot concentra mai usor pe dezvoltarea afacerii.

Ce sunt procedurile operationale?

Procedurile operationale sunt seturi de instructiuni prin care o companie defineste pasii ce trebuie urmati pentru a realiza diferite activitati. Procedurile trebuie sa fie detaliate si clare, pentru ca sunt menite sa ghideze angajatii sa actioneze într-un mod consecvent cu politicile, principiile si obiectivele companiei. Pentru crearea si gestionarea procedurilor operationale, precum si pentru comunicarea acestora catre angajati, companiile angajeaza personal specializat sau utilizeaza instrumente special concepute în acest sens.

Procedurile operationale faciliteaza implementarea politicilor companiei

Companiile care nu utilizeaza proceduri operationale se confrunta cu diferite situatii neplacute, neproductive, care consuma timp si resurse, si care produc stres:

• confuzie generala legata de rezolvarea unor probleme;
• angajatii nu pot cadea de acord asupra unei solutii;
• aceeasi problema este rezolvata în diferite moduri, iar solutiile utilizate nu ofera rezultatele dorite;
• procesul de rezolvare a unei probleme dureaza mult timp si greselile facute costa financiar compania;
• modul aleatoriu de rezolvare a unor probleme genereaza frustrare în rândul angajatilor si neîncredere în companie.

Spre exemplu, sa ne gândim la evaluarea periodica a angajatilor. O procedura în acest sens va detalia pasi si sub-activitati concrete precum criteriile de evaluare, modul de desfasurare a evaluarii, frecventa evaluarilor, etc.

Prin intermediul unei proceduri operationale, aceste detalii concrete sunt cunoscute atât de catre manageri cât si de catre angajati, ceea ce înseamna ca:

• ambele parti au timpul necesar sa se pregateasca pentru a-si oferi feedback reciproc într-un mod constructiv;
• procesul de evaluare este mai eficient, deoarece se concentreaza pe obiective clare;
• se elimina stresul si confuzia generate într-o situatie în care evaluarile se desfasoara aleatoriu, cu putina planificare în prealabil.