Verificarea lunara, trimestriala, semestriala sau anuala a activitatii financiar contabile si de gestiune desfasurate într-o asociatie de proprietari consta in urmatoarele activitati de control (cel putin):

1) verificarea lunara a încasarilor de la proprietari sau de la terti atât prin casierie, conform registrului de casa (chitante de încasare intretinere, fond de rulment, fond de reparatii, penalizari, chirii, restante cote etc.), cat si prin cont bancar al asociatiei (OP-uri, chitante de depunere, viramente bancare etc.), conform extrase de cont lunare. Registrul de casa se întocmeste obligatoriu pe fiecare zi de încasare sau plata pentru a se obtinea la sfârsitul fiecarei zile un sold corect si legal calculat.

2) verificarea lunara a platilor efectuate prin casieria asociatiei conform registrului de casa (achitare furnizori de utilitati, reparatii parti comune, cheltuieli administrativ-gospodaresti, state de plata, restituiri de fond de rulment, depuneri bancare etc.) cat si operatiuni prin contul bancar al asociatiei (achitare furnizori de utilitati cu ordine de plata, achitare prestari servicii de reparatii parti comune, impozite si taxe catre bugetul de stat si bugetul asigurarilor sociale si de sanatate, comisioane bancare etc.) conform extraselor de cont lunare.

3) verifica lunar fisele pe apartament întocmite de administratorul sau contabilul asociatiei, in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), cu ajutorul unui program informatic specializat (Bloc Manager, Asloc, Aviziero, Saga etc.).. De asemenea, cenzorul mai verifica daca restantele înscrise in lista de intretinere curenta au fost corect preluate din fisa apartamentului.

4) verifica lunar atât listele de intretinere întocmite conform OMFP 3103/2017 (vezi model din sectiunea “Documente” de pe site) cat si bazele de calcul detaliate pentru fiecare suma sau cheltuiala in parte. Modalitatea de calcul va contine si va arata explicit toate costurile si sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul si de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari.

5) verifica lunar Registrul de mijloace banesti aflate in cont la banca, tinut in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), intr-un program informatic specializat. In registrul de mijloace banesti sunt mentionate lunar, de catre administrator-contabil, operatiunile bancare ale asociatiei efectuate conform extraselor de cont. Asociatia de proprietari este obligata sa detina un singur cont bancar (art. 20 din Legea 196/2018). Datele de identificare ale contului bancar se comunica tuturor proprietarilor prin afisare la avizier, odata cu lista de intretinere lunara. In contul asociatiei de proprietari se vor varsa toate incasarile din cote de intretinere lunare sau restante, cat si incasari privind fondul de rulment, fondul de reparatii, fondul de chirii, fondul de penalizari, fondul special, inclusiv diferenta ce depaseste plafonul din casierie (max. 1000 lei lunar). Din aceste sume se vor achita toti furnizorii de utilitati, prestari de servicii administrative, penalizari, taxe si impozite catre bugetul de stat si bugetele de asigurari sociale si de sanatate etc.

6) verifica lunar Registrul jurnal (cod 14-1-1/A), care este un document obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane fizice (proprietari) sau juridice (firme), in care sunt mentionate lunar, in ordinea cronologica de emitere sau de intrare a documentelor justificative (incasari, plati, elemente de activ si pasiv), efectuate atat prin casieria asociatiei cat si prin contul bancar. Registrul jurnal poate fi tinut in format fizic (cu inregistrarea manuala a operatiunilor in Registru jurnal tipizat) sau in format electronic, intr-un program informatic specializat. Sumele operate in Registrul jurnal se totalizeaza atat lunar, cat si cumulat de la inceputul anului.

7) verifica anual Registrul Inventar (cod 14-1-2), care este un document contabil obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane. In Registru Inventar se mentioneaza anual rezultatele inventarierii faptice a elementelor de Activ si Pasiv de la sfarsitul fiecarui an fiscal (31 decembrie). Toate valorile materiale banesti si de gestiune (obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale consumabile etc.) sunt mentionate in Registrul Inventar atat la valoarea contabila (de intrare in gestiune sau de cumparare), cat si la valoarea de inventar (valoarea faptica reala), mentionata in liste de inventariere.

8) verifica lunar dosarul cu documente justificative al Asociatiei.  Dosarul lunar cu documente justificative cuprinde cel putin urmatoarele:

– liste de intretinere lunare, conform OMFP 3103/2017;

– bazele de calcul lunare;

– facturi privind furnizorii de utilitati ai asociatiei (Radet, Apa Nova, gaze, service ascensor, Enel, salubritate, service interfon etc.);

– chitante de încasare a cotelor de intretinere de la proprietari;

– extrase de cont bancare, ordine de plata, foi de varsamânt etc.;

– mod de calcul penalizari pentru fiecare restantier in parte;

– referate de necesitate pentru cheltuieli administrativ-gospodaresti lunare;

– centralizator lunar cu documente privind cheltuieli administrativ gospodaresti;

– state de plata, declaratii fiscale, chitante de achitare impozite lunare sau ordine de plata bancare;

– exemplarul nr. 2 (copie) din registrul de casa, la care sunt anexate toate documentele justificative de plata efectuate prin casieria asociatiei cu plata in numerar;

– consumuri individuale ale proprietarilor  (apa calda, apa rece, caldura) conform indecsi de consum pe fiecare apartament in parte;

– cereri ale proprietarilor de scoatere sau de introducere a numarului de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie;

– foaia de prezenta cu personalul angajat si cu numarul de ore lucrate efectiv in luna respectiva;

– tabel centralizator cu numarul de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie, pe fiecare scara in parte, sub semnatura privata (sef de scara sau membru comitet executiv desemnat);

– situatia soldurilor elementelor de Activ si Pasiv întocmita lunar de administrator/contabil si certificata de cenzor;

– alte documente justificative: dispozitie de plata-încasare, contracte de prestari servicii pentru reparatii parti comune, devize de lucrari, procese verbale de receptie, garantii pentru manopere reparatii parti comune, contracte civile, state de plata, bonuri fiscale stampilate etc.