2. Modalitatea de completare a formularului de notificare .....

Vezi textul integral

la www.dataprotection.ro

2.1 Prima pagină a formularului de notificareSpaţiul rezervat autorităţii de supraveghere se va completa doar de către aceasta.După ce bifează forma sub care completează formularul de notificare se va marca cu „X", după caz, dacă:•    operatorul notifică pentru prima dată (o notificare generală, simplificată sau specială); •    operatorul completează/modifică o notificare anterioară, situaţie în care se va preciza numărul sub care notificarea pe care intenţionează să o modifice sau să o completeze figurează în registrul de evidenţă a prelucrărilor de date cu caracter personal.

2.1.1 SECŢIUNEA I: OperatorulNumele/denumirea operatorului:În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice se precizează numele şi prenumele acestora (conform actului de identitate).În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane fizice autorizate se precizează numele şi prenumele acestora, respectiv denumirea, aşa cum rezultă din documentul ce le permite desfăşurarea unei activităţi independente, autorizată în baza unei legi speciale.În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice române se precizează denumirea oficială şi completă a acestora, aşa cum rezultă din actul normativ de înfiinţare (pentru operatorii din sectorul public), iar pentru operatorii români din sectorul privat se va menţiona denumirea din certificatul de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau în Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor.În cazul operatorilor ce au calitatea de persoane juridice străine, se precizează denumirea oficială şi completă a acestora, aşa cum rezultă din documentul de înregistrare la camera de comerţ de care aparţine.Adresa/sediul operatoruluiSe completează adresa operatorului persoană fizică (domiciliul şi/sau reşedinţa) şi, respectiv, sediul persoanei juridice, aşa cum este stabilit potrivit legii, în actul normativ de înfiinţare sau aşa cum este prevăzut în certificatul de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau în Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor.Apoi, operatorul bifează în ce calitate notifică autoritatea de supraveghere, respectiv dacă este persoană fizică, persoană fizică autorizată sau persoană juridică. În această din urmă situaţie, alege sectorul căruia îi aparţine, respectiv public (cu precizarea categoriei de autorităţi din care face parte - autoritate centrală, locală sau „altele" - cum ar fi: regii autonome, companii sau societăţi naţionale) sau privat.Dacă operatorul este membru al unei asociaţii profesionale sau al unei alte forme de asociere, se menţionează denumirea acesteia.În acest sens, precizăm că, potrivit art. 28 din Legea nr. 677/2001, asociaţiile profesionale au obligaţia de a elabora coduri de conduită, supuse avizării ANSPDCP, care să conţină reguli de protecţie a datelor personale prelucrate de membrii acestora.Persoana de contactSe completează datele solicitate (nume, prenume şi telefon) ale persoanei de contact desemnate de operator pentru menţinerea legăturii cu A.N.S.P.D.C.P. Este de preferat ca, în cadrul operatorului, să fie desemnată o persoană responsabilă cu aplicarea Legii nr. 677/2001, modificată şi completată.La secţiunea „DECLARAŢIE", persoana abilitată (operatorul - persoană fizică sau reprezentantul legal - în cazul persoanei juridice) să dea această declaraţie îşi menţionează numele şi prenumele, funcţia sau profesia (după caz), indică data completării şi semnează.În cazul operatorului persoană juridică notificarea se semnează de reprezentantul său legal şi trebuie să poarte şi ştampila acestuia.Atenţie!Formularele a căror „DECLARAŢIE" nu este completată, semnată şi ştampilată potrivit cerinţelor, nu vor fi analizate.2.2 Completarea celorlalte secţiuni ale formularului de notificare2.2.1. SECŢIUNEA II: Reprezentantul operatorului situat într-un stat terţÎn cazul în care operatorul nu este stabilit în state din Uniunea Europeană sau în alte state din Zona Economică Europeană, trebuie să îşi desemneze un reprezentant. Acesta poate fi o persoană juridică sau fizică care are sediul sau domiciliul/reşedinţa pe teritoriul statului român sau o altă entitate fără personalitate juridică, desemnată de operator pentru prelucrarea datelor în România (spre exemplu, o reprezentanţă sau o sucursală).În acest context, precizăm că dispoziţiile Legii nr. 677/2001, modificată şi completată, sunt aplicabile şi reprezentantului operatorului.În situaţia în care operatorul îşi desemnează un reprezentant, rubricile de la această secţiune se completează potrivit instrucţiunilor de la SECŢIUNEA I.2.2.2 SECŢIUNEA III: Împuternicitul care prelucrează datele pe seama operatoruluiLegea nr. 677/2001, modificată şi completată defineşte persoana împuternicită de operator ca fiind orice persoană fizică sau juridică (de drept privat ori de drept public) care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului.Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul persoanei/persoanelor împuternicite de operator se va anexa, pe suport de hârtie sau on-line, documentul/documentele cu următoarele date ale acesteia/acestora: nume/denumire, adresa/sediul, judeţul, localitatea, sectorul, ţara, codul poştal, telefon, fax, e-mail (aşa cum rezultă din contractul încheiat în condiţiile reglementate de art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificată şi completată).2.2.3 SECŢIUNEA IV: Scopul prelucrăriiÎn acest spaţiu se marchează cu „X" rubrica/rubricile corespunzătoare scopului sau scopurilor corelate în care operatorul desfăşoară activităţi ce implică prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Dacă scopul sau scopurile corelate în care operatorul prelucrează datele nu se regăsesc în secţiunea de faţă, se completează spaţiul aferent rubricii „altele".Ca urmare, vă prezentăm situaţiile în care pot fi bifate scopurile prelucrării prevăzute în formularul de notificare şi cum pot fi corelate între ele:Resurse umane - scop specific tuturor entităţilor de drept public şi de drept privat pentru prelucrarea datelor propriilor angajaţi, în alte scopuri decât cele pentru care trebuie avute în vedere prevederile art. 1 lit. b) din Decizia nr. 90/2006 şi art. 1 lit. b), lit. c), lit. d) din Decizia nr. 100/2007 (emise de Preşedintele Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal şi publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 654 din 28 iulie 2006, respectiv nr. 823 din 3 decembrie 2007).În aceste decizii sunt prevăzute situaţiile pentru care nu este necesară completarea notificării în cazul prelucrării datelor cu caracter personal ale propriilor angajaţi.Situaţii în care este necesară completarea notificării în cazul prelucrării datelor cu caracter personal ale propriilor angajaţi (exemple):- acordarea unor facilităţi destinate stimulării şi/sau fidelizării angajaţilor operatorului sau pentru perfecţionare continuă a acestora;- schimburi de experienţă, cursuri de perfecţionare.Acest scop poate fi precizat cu pct. 32 „alte scopuri" (unde operatorul trebuie să indice scopul/scopurile în care prelucrează datele propriilor angajaţi).Gestiune economică financiară şi administrativă - scop specific entităţilor de drept public şi de drept privat care au obligaţii legale în domeniu, iar excepţia de la obligaţia de a notifica prelucrarea datelor având acest scop se regăseşte în Decizia nr. 100/2007.Selecţie şi plasare forţă de muncă - scop specific autorităţilor şi instituţiilor publice cu competenţe în acest domeniu (agenţii de ocupare a forţei de muncă, centre profesionale) sau altor persoane juridice care au ca obiect de activitate medierea angajării persoanelor care solicită încheierea unui contract de muncă cu un angajator din ţară sau străinătate.Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate), în măsura în care datele persoanelor fizice sunt utilizate pentru promovarea activităţii operatorului, iar în cazul autorităţilor/instituţiilor publice şi cu pct. 7 (protecţie şi asistenţă socială)Reclamă, marketing şi publicitate - scop specific agenţiilor şi societăţilor de marketing direct şi nu se corelează cu nici un alt scop, precum şi altor entităţi de drept public sau de drept privat, ca scop secundar corelat cu scopul specific activităţii de bază al operatorului utilizat pentru promovarea acesteia.Servicii de sănătate - scop specific entităţilor care acordă persoanelor fizice asistenţă medicală, indiferent de forma de organizare a acestora (cabinete medicale, spitale, policlinici, laboratoare). Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 „reclamă, marketing şi publicitate" (pentru promovarea serviciilor de sănătate) şi pct. 16 „cercetare ştiinţifică" (în măsura în care datele pacienţilor sunt utilizate în astfel de activităţi).Educaţie şi cultură - acest scop poate fi declarat de instituţiile de învăţământ şi de cultură (grădiniţe, şcoli, licee, universităţi, centre, institute culturale, asociaţii, fundaţii cu acest specific, stabilimente de spectacole - teatre, filarmonici, cinematografe, şi se poate corela cu pct. 32 „alte scopuri" (unde se poate detalia scopul prelucrării care nu intră sub incidenţa Deciziei 91/2006).Protecţie şi asistenţă socială - scop specific entităţilor care desfăşoară activităţi în acest domeniu (de ex: direcţii de protecţie şi asistenţă socială, centre de plasament, orfelinate, cămine de bătrâni, case de pensii, oficii de şomaj, agenţii pentru ocuparea forţei de muncă, autorităţi în domeniul protecţiei persoanelor cu handicap), precum şi celor care desfăşoară acţiuni privind ajutorarea persoanelor aflate în nevoie (orfani, bătrâni, copii, handicapaţi) şi acordă asistenţă de specialitate instituţiilor publice care au ca obiect de activitate protecţia acestor categorii de persoane.Acest scop se poate corela cu pct. 3 (selecţie şi plasare forţă de muncă), pct. 5 (servicii de sănătate), în cazul CNAS, spitalelor şi serviciilor de ambulanţă, şi pct. 15 (statistică).Urbanism şi amenajarea teritoriului - scop specific serviciilor publice de interes local, prin intermediul cărora se realizează o activitate de utilitate publică. De regulă, acest scop poate fi declarat de primării, prin serviciile specializate şi poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaţii/licenţe) şi pct. 15 (statistică).Fond funciar - de regulă acest scop este declarat de primării şi prefecturi, pentru activităţi reglementate de acte normative (activitate agricolă, acordarea de despăgubiri sau compensaţii, reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor) şi poate fi corelat cu pct. 10 (cadastru şi publicitate imobiliară) şi pct. 15 (statistică).Cadastru şi publicitate imobiliară - scop declarat de Agenţia Naţională de Cadastru şi Publicitate Imobiliară, oficiile judeţene de cadastru şi publicitate imobiliară, pentru activităţi necesare înscrierii în cartea funciară şi poate fi corelat cu pct. 14 (emitere autorizaţii/licenţe), pct. 15 (statistică) şi pct. 29 (în cazul aplicării de sancţiuni contravenţionale, potrivit Legii nr. 7/1996, republicată, a cadastrului şi publicităţii imobiliare).Taxe şi impozite - se declară de către autorităţile administraţiei publice care au atribuţiile stabilite prin acte normative speciale (primării, direcţii ale finanţelor publice), cu privire la stabilirea cuantumurilor taxelor şi impozitelor şi încasarea lor, şi se poate corela cu pct. 23 (colectare debite/recuperare creanţe).Evidenţa populaţiei şi stare civilă - se declară de către serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea, actelor de stare civilă şi a celor de identitate şi se poate corela cu pct. 13 (evidenţă electorală) şi pct. 15 (statistică).Evidenţă electorală - se declară de serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea, cărţilor de alegător, listelor electorale permanente, precum şi de Autoritatea Electorală Permanentă. Acest scop se poate corela cu pct. 12 (evidenţa populaţiei şi stare civilă) şi pct. 15 (statistică).Emitere autorizaţii/licenţe - se declară de către autorităţile şi instituţiile publice care desfăşoară activităţi în acest sens. Acest scop se poate corela cu pct. 8 (urbanism şi amenajarea teritoriului), pct. 9 (fond funciar) şi pct. 10 (cadastru şi publicitate imobiliară).Statistică - scop ce poate fi bifat de Institutul Naţional de Statistică şi structurile sale teritoriale. Acest scop poate fi bifat şi de către alte entităţi doar corelat cu alte scopuri (dacă datele cu caracter personal colectate în vederea realizării acestora sunt utilizate şi la întocmirea unor analize statistice).Cercetare ştiinţifică - scop specific operatorilor care iniţiază studii de cercetare ştiinţifică în diferite domenii de activitate, inclusiv studii clinice. Acest scop se poate corela cu pct. 5 (servicii de sănătate) şi scopul specific activităţii operatorului (dacă realizarea acestuia implică şi efectuarea unor cercetări în domeniul respectiv).Administrarea justiţiei - este specific instanţelor şi executorilor judecătoreşti.Activitate notarială - scop specific activităţii desfăşurată de notarii publici Activitate politică - scop specific activităţii desfăşurate de partidele politice şi candidaţii independenţi pentru prelucrarea datelor personale ale susţinătorilor (necesare la depunerea candidaturilor la alegeri) şi se poate corela, după caz, cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate) şi pct. 13 (evidenţă electorală).Servicii de consiliere legală şi reprezentare în justiţie - scop specific persoanelor fizice autorizate sau persoanelor juridice care prestează servicii de consultanţă juridică şi/sau de reprezentare în justiţie (ex: cabinetele de avocatură, direcţii de protecţie a copilului) şi se poate corela cu pct. 7 (protecţie şi asistenţă socială, în cazul direcţiilor de asistenţă şi protecţia copilului), pct. 23 (colectare debite/recuperare creanţe) şi pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).Servicii financiar-bancare - poate fi bifat numai în măsura în care operatorului îi sunt aplicabile prevederile Ordonanţei de Urgenţă nr. 99/2006 privind instituţiile de credit şi adecvarea capitalului (în sensul art. 7 alin. (1) pct. 10 din acelaşi act normativ), respectiv bănci, case de ajutor reciproc, instituţii financiare nebancare şi societăţi al căror obiect principal de activitate îl constituie acest scop. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate), pct. 22 (rapoarte de credit), pct. 23 (colectare debite/recuperare creanţe), pct. 24 (servicii de asigurări şi reasigurări), pct. 25 (tranzacţii imobiliare) şi pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).Rapoarte de credit - poate fi declarat de societăţi de tipul birourilor de credit (trebuie avută în vedere Decizia nr. 105/2007). Se poate corela cu pct. 21 (servicii financiar-bancare), pct. 24 (servicii de asigurări şi reasigurări) şi scopul specific activităţii desfăşurate de diverse entităţi beneficiare a serviciilor oferite de birourile de credit.Colectare debite/recuperare creanţe - este specific tuturor entităţilor care prelucrează date cu caracter personal în vederea colectării debitelor/recuperării creanţelor de la proprii clienţi/angajaţi/membrii şi se poate corela cu scopul care rezultă din activitatea principala desfăşurată de operator. Acest scop poate fi declarat şi de către entităţile care au ca obiect de activitate colectare debite/recuperare creanţe, numai pentru prelucrările de date efectuate în calitate de operator, în nume propriu. Nu se bifează de entităţile care colectează debite/recuperează creanţe în calitate de împuternicit al operatorului, în baza contractului de prestări servicii încheiat cu acesta.Servicii de asigurări şi reasigurări - scop specific societăţilor de asigurări şi/sau reasigurări, dar poate fi bifat şi de alte entităţi (bănci, instituţii financiare nebancare, agenţii de turism, case de ajutor reciproc) care utilizează datele persoanelor vizate în vederea asigurării/reasigurării serviciului/produsului contractat de acestea. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate), pct. 21 (servicii financiar-bancare) şi pct. 32 alte scopuri (pentru servicii financiare nebancare).Tranzacţii imobiliare - scop specific agenţiilor imobiliare, dar poate fi bifat şi de alte entităţi, în măsura în care acestea desfăşoară activităţi similare, respectiv pentru intermedierea vânzării-cumpărării de imobile către/de la persoane fizice. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate) Servicii hoteliere şi de turism - scop specific unităţilor hoteliere şi agenţiilor de turism, dar poate fi declarat şi de către entităţile care deţin spaţii pentru odihnă şi/sau tratament (în care sunt cazaţi propriii angajaţi şi familiile acestora pe perioada concediilor de odihnă), precum şi de unităţile de învăţământ care deţin cămine şi/sau tabere pentru elevi şi studenţi. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate).Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaţiilor şi/sau bunurilor publice/private - acest scop poate fi declarat de operatorul care monitorizează accesul angajaţilor şi al vizitatorilor în sediul său prin diverse mijloace (ex. registre, cartele şi supraveghere video, registrul de acces al persoanelor) precum şi de entităţile care supraveghează video locuri şi spaţii deschise sau destinate publicului şi căile publice de acces. Servicii de comunicaţii electronice - conceptul de „comunicaţii electronice" înglobează toate sistemele de transmisie şi echipamentele de comutare sau rutare, precum şi orice alte resurse, care permit transportul semnalelor prin fir, radio, fibră optică sau orice alte mijloace electromagnetice. Această definiţie acoperă reţelele fixe (cu comutare de circuite sau de pachete, inclusiv Internet) şi reţelele mobile terestre, reţelele de comunicaţii prin satelit, reţelele utilizate pentru transmiterea comunicaţiei audiovizuale şi reţelele de cablu TV. Scop specific entităţilor furnizoare de servicii de comunicaţii electronice (telefonie, radiocomunicaţii, internet, televiziune prin cablu) şi celor care oferă servicii prin intermediul internetului (comerţ on-line, concursuri on-line).Constatarea şi sancţionarea contravenţiilor - scop specific autorităţilor şi instituţiilor publice care au astfel de competenţe în baza unor dispoziţii legale (de exemplu: Garda Financiară, Curtea de Conturi, Poliţia Comunitară).Prevenirea, cercetarea, reprimarea infracţiunilor, menţinerea ordinii publice - scop specific instanţelor şi parchetelor.Alte activităţi defăşurate în domeniul dreptului penal - scop specific instanţelor şi parchetelor, inspectoratelor de poliţie şi de jandarmi, precum şi altor instituţii publice care desfăşoară astfel de activităţi.Alte scopuri - în situaţia în care scopul sau scopurile corelate în care persoanele fizice şi/sau juridice ce au calitatea de operator în sensul Legii nr. 677/2001 prelucrează date cu caracter personal nu se regăsesc la punctele 1 - 31 acestea vor fi indicate la pct. 32.La completarea secţiunii IV operatorul trebuie să verifice dacă scopul sau scopurile corelate şi/sau distincte în care prelucrează datele personale se regăsesc printre cazurile care permit completarea formularului de notificare în formă simplificată sau îl scutesc de obligaţia de a notifica, potrivit deciziilor emise de preşedintele autorităţii de supraveghere. În acest sens, precizăm că acordarea acestor facilităţi nu exonerează operatorul de îndeplinirea obligaţiilor ce-i revin potrivit legislaţiei din domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.