GHID DE COMPLETARE A FORMULARULUI DE NOTIFICARE

1. Informaţii generale privind formularul de notificare

DECIZIA nr. 95/2008 privind stabilirea formularului tipizat al notificărilor prevăzute de Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 876/24.12.2008 şi a intrat în vigoare la 1 martie 2009.Formularul acceptat este numai cel obţinut din Monitorul Oficial mai sus menţionat sau de pe site-ul autorităţii: www.dataprotection.ro.

Notificările completate pe formularele aprobate prin Decizia nr. 60 din 6 iunie 2006 şi înregistrate în registrul de evidenţă a prelucrărilor de date cu caracter personal până la data intrării în vigoare a Deciziei nr. 95/2008 rămân valabile.Întrucât autoritatea de supraveghere a implementat registrul electronic de evidenţă a prelucrărilor de date cu caracter personal notificate de operatorii aflaţi în evidenţele proprii, iar acesta poate fi consultat on-line, recomandăm ca formularul de notificare să fie transmis, cu precădere, în sistem on-line. După depunerea on-line a notificării, se va transmite autorităţii de supraveghere, în cel mult 30 de zile, prima pagină a formularului de notificare, semnată şi ştampilată. În caz contrar, notificarea va fi ştearsă automat din sistemul electronic de evidenţă. Ataşat primei pagini, trebuie transmisă şi copia mesajului electronic primit din partea autorităţii de supraveghere intitulat „confirmare înregistrare document", în care figurează numărul de înregistrare al formularului de notificare în Registrul General al instituţiei noastre.Completarea formularului de notificare se efectuează, după caz, prin marcarea cu semnul "X" a rubricilor de la fiecare secţiune sau prin completarea spaţiilor libere, conform cerinţelor de la punctele respective.Formularul de notificare se poate completa în 3 modalităţi, respectiv sub formă de:•    Notificare generală •    Notificare simplificată •    Notificare specială Formularul de notificare se completează la toate secţiunile, după caz, potrivit specificului prelucrării, sub forma notificării generale  în următoarele situaţii:•    când operatorul notifică pentru prima dată o prelucrare de date cu caracter personal;•    când operatorul notifică o prelucrare de date într-un scop diferit faţă de cel declarat printr-o notificare anterioară;•    când operatorul transferă date cu caracter personal în străinătate, deşi este scutit de obligaţia de a notifica prelucrarea datelor cu caracter personal;•    când operatorul completează şi/sau modifică o notificare înscrisă deja în evidenţele autorităţii de supraveghere ca notificare generală.

Având în vedere faptul că anumite prelucrări de date se efectuează în mod frecvent în temeiul legii sau în interesul persoanelor vizate şi nu sunt susceptibile de a afecta drepturile acestora, preşedintele autorităţii de supraveghere a emis Decizia nr. 91/2006 privind cazurile în care este permisă notificarea prelucrării datelor cu caracter personal prin completarea formularului în formă simplificată.Notificarea simplificată se completează de operatorii care prelucrează date cu caracter personal pentru scopurile stabilite prin decizia susmenţionată, bifându-se secţiunile indicate pe prima pagină din formularul de notificare, respectiv I, II, III, IV, VI, IX, X, XI, XII, XIII şi XIV.Notificarea specială se completează de autorităţile publice care prelucrează date cu caracter personal în cadrul activităţilor de prevenire, cercetare, reprimare a infracţiunilor şi de menţinere a ordinii publice, precum şi în cadrul altor activităţi desfăşurate în domeniul dreptului penal (art. 2 alin. (5) din Legea nr. 677/2001). În acest sens, se vor completa numai rubricile I, III, IV, V, IX, X şi XI din formularul de notificare.