Sistemul de poştă electronică este rapid, uşor de utilizat -şi expune corporaţiile la risc Sistemul de poştă electronică este un instrument folosit în afaceri foarte răspândit şi extrem de eficient din punct de vedere al costului. IDC estimează că volumul de mesaje de poştă electronică referitoare la afaceri va însuma 1 miliard de giga-octeţi în anul 2006. Din punct de vedere al evaluării riscului, orice lucru cu un asemenea volum şi valoare reprezintă o potenţială sursă de problemă, iar sistemul de poştă electronică este cu siguranţă o astfel de sursă. De exemplu, mesajele prin poşta electronică sunt adesea primul motiv al acţiunii în justiţie. Conţinutul unui mesaj prin poşta electronică poate fi necorespunzător sau incompatibil cu legea, mai ales atunci când este trimis unor grupuri pentru care reprezintă o nerespectare a confidenţialităţii sau o ameninţare personală. Legislaţia impune companiilor să păstreze mesajele trimise prin poşta electronică pentru perioade lungi de timp, rezultatul fiind acela că necesităţile de depozitare şi costurile cunosc o creştere dramatică. Iar sistemul de poştă electronică este adesea arma preferată de hackerii care caută să răspândească viruşi sau să acceseze informaţii şi date private. Iron Mountain vă poate ajuta să administraţi ciclul de funcţionare al sistemului de poştă electronică Administrarea poştei electronice - Administrarea poştei electronice (e-mail) este o facilitate cuprinzătoare care ia în considerare toate aspectele poştei electronice: creare, transmitere, securizare, depozitare şi eliminarea mesajelor electronice şi a ataşamentelor acestora. Aplicând principiile şi practicile noastre verificate de administrare a înregistrărilor electronice la dificultăţile întâmpinate în sistemul dumneavoastră de poştă electronică, compania Iron Mountain vă poate ajuta să: * Implementaţi un program de administrare a sistemului de poştă electronică credibil din punct de vedere legal şi care să conlucreze perfect cu tehnologia dumneavoastră existentă * Reduceţi responsabilităţile legate de folosirea sistemului de poştă electronică astfel încât să nu fie detectat nici un mesaj incompatibil cu legea înainte ca acesta să fie expediat, iar conţinutul aprobat să fie protejat corespunzător împotriva interceptării neautorizate * Controlaţi costurile descoperirilor reducând volumul sistemului de poştă electronică prin aplicarea politicilor de reţinere şi distrugere - şi printr-o o indexare şi căutare mai eficientă a mesajelor prin poştă electronică arhivate * Îmbunătăţiţi eficienţa generală a administrării sistemului de poştă electronică cu ajutorul serviciilor suplimentare, ca de exemplu arhivarea mesajelor de poştă electronică şi un sistem de copii de rezervă al poştei electronice care să poată fi activat rapid în cazul întreruperii serviciului O abordare verificată pentru a minimiza riscurile, complexitatea şi costurile Compania Iron Mountain oferă o metodologie structurată şi verificată de administrare a sistemului de poştă electronică, metodologie care reduce riscurile, costurile şi complexitatea cu care se confruntă organizaţiile care încearcă să administreze în cadru intern comunicarea prin sistemul de poştă electronică: * Efectuarea expertizei sistemelor - Această funcţie de bază pentru administrarea cu succes a sistemului de poştă electronică include un control amănunţit al sistemelor dumneavoastră de mesagerie şi analiza practicilor şi cerinţelor dumneavoastră administrative curente. * Evaluarea - Pasul următor constă într-o analiză oficială a rezultatelor expertizei care prezintă riscurile, oportunităţile de îmbunătăţire, şi recomandările referitoare la reducerea expunerii în practicile, politicile şi procedurile dumneavoastră curente. * Implementarea - În această fază colaborăm cu dumneavoastră pentru a stabili priorităţile referitor la recomandări şi pentru a crea şi pune în practică un plan de implementare detaliat care va lua în calcul reperele, cronologia, costurile, cerinţele de dotare cu personal şi de instruire.