Operațiunile privind evidența documentelor, folosirea informațiilor și protecția datelor sunt complexe, urgente și în continuă creștere. Managementul documentelor de arhivă reprezintă o provocare pentru fiecare instituție. Arhivarea fizică constă în prelucrarea documentelor și întocmirea instrumentelor de evidență în vederea gestionării şi folosirii eficiente a acestora.

De la sfârşitul anului 2012, Stefadina Comserv S.R.L. este avizată să prelucreze şi documente clasificate, având constituită o structură de securitate şi personal autorizat pentru acces la informații clasificate secrete de stat.

Dorim să devenim parteneri de încredere pentru a vă oferi soluții adaptate necesităților instituției dumneavoastră, care să reducă riscurile în gestionarea, protejarea și accesarea informațiilor. Compania noastră dispune de spații special amenajate pentru prelucrarea arhivei, în condiții de maximă siguranță şi confidențialitate. Principalele etape ale arhivării fizice pe care le efectuăm în temeiul prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 şi ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale sunt:

Întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul Arhivistic este un instrument de lucru în baza căruia se realizează gruparea documentelor și constituirea dosarelor. Fără nomenclator nu poate fi concepută o arhivă bine organizată, fapt ce justifică obligativitatea, prin lege, a întocmirii și aplicării lui. Colaborăm cu personalul dumneavoastră pentru realizarea acestui instrument de lucru, care defineşte documentele, le stabilește valoarea și termenele de păstrare.

Fondarea

În cazul în care avem de a face cu un fond arhivistic în care se întâlnesc fragmente, diverse părți structurale ale unui fond sau documente foi volante, specialiştii noştri vor stabili apartenența acestora şi delimitarea fondului/fondurilor arhivistice.

Fondarea sau determinarea apartenenței documentelor la fond reprezintă operațiunea prin care se stabileşte cărui fond arhivistic aparțin documentele create şi deținute de-a lungul timpului de către instituția dumneavoastră.

Ordonarea documentelor

Operațiunea de ordonare a arhivei se realizează pe baza Nomenclatorului Arhivistic, prin gruparea materialului documentar conform schemei organizatorice (organigrama) a instituției şi termenelor de păstrare a documentelor.

Constituirea unităților arhivistice (dosarelor)

Odată grupate în ordine cronologică, pe probleme şi termene de păstrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, documentele se pot constitui în unități arhivistice (dosare). În procesul de prelucrare arhivistică sunt eliminate din interiorul dosarelor filele albe, ciornele, obiectele metalice (agrafe, clame, ace). Unitățile arhivistice astfel pregătite, vor fi legate în coperți de carton, urmând ca fiecare dosar să nu depăşească numărul de file prevăzut de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale. La finalul acestei operațiuni, fiecare dosar va avea trecute pe copertă elementele de identificare (cota, anul, indicativul din nomenclator, numărul filelor, etc.).

Inventarierea documentelor

În temeiul experienței acumulate de-a lungul anilor şi perfecționării pregătirii lor, specialiştii Companiei Stefadina sunt în măsură să execute în condiții optime cea mai complexă operațiune arhivistică: inventarierea documentelor. Procesul de inventariere se face prin înregistrarea tuturor unităților arhivistice (dosare, registre, condici, planuri, hărți, fotografii, etc.) constituite la nivelul unei instituții/societăți, acțiune materializată prin elaborarea instrumentelor de evidență – inventarele arhivistice. Inventarele rezultate pot fi puse la dispoziția beneficiarului atât pe suport de hârtie, cât şi în format electronic.

Selecţionarea documentelor

Întâmpinaţi greutăţi în stabilirea valorii documentelor din arhiva dumneavoastră? Specialiştii noştri în domeniu vă pot acorda sprijinul necesar pentru evaluarea materialului documentar în vederea păstrării a ceea ce este valoros şi eliminării, prin selecţionare, a documentelor ce nu vă mai sunt utile în activitate şi au termenele de păstrare expirate. Eliminarea documentelor se face numai cu aprobarea Comisiei de selecţionare din cadrul instituţiei/societăţii creatoare şi cu avizul Arhivelor Naţionale.