Caracteristica cea mai importanta a unui spatiu de birou bine proiectat este functionalitatea acestuia. Produsul de baza al oricarei activitati de birou este documentul. Ca orice produs si documentul are un ciclu de viata, ce cuprinde urmatoarele etape: Creatie - Imprimare- Finisare- Distributie- Arhivare- Distrugere .  Pentru realizarea acestui ciclu, este necesar ca biroul nostru sa fie dotat cu diferite echipamente hardware si insotite de solutii software. Alegerea echipamentelor de birou si a software-ului necesita o examinare atentă a nevoilor Dvs. Trebuie luati in considerare mai multi factori, cum ar fi numărul de utilizatori şi volumul de utilizare, nevoile specifice ale diferitelor departamente ale companiei (vanzari, operatiuni, finante), fluxul documentelor, controlul costurilor de printare, modul in care doriti sa pastrati documentele, pastrarea confidentialitatii informatiei, etc.