Managementul cozilor de imprimare este esential in exploatarea la maxim a mediului de imprimante de retea. O coada actioneaza in mod normal ca o destinatie intermediara pentru joburi in drum spre imprimanta.

Dar, prin folosirea soluţiilor software pentru servere de printare, joburile pot fi manipulate in numeroase moduri inainte de a fi trimise către imprimantă sau către un director de pe hard disk. Un software pentru managementul cozilor de imprimare poate oferi diverse facilităţi pentru a creşte viteza şi eficienţa  operaţiilor de printare.

Pe lângă operaţii simple de copiere şi mutare a joburilor dintr-o coadă de printare in alta, sau de prioritizare a joburilor mai importante, un software pentru managementul cozilor de printare poate permite gruparea imprimantelor pentru a lucra în paralel şi pentru a asigura un mecanism de backup şi de disponibilitate neintreruptă a serviciului de imprimare. De exemplu, 2 echipamente x 50ppm şi 2 echipamente x 25ppm pot fi grupate intr-un cluster pentru a crea o imprimantă virtuală de 150ppm.

Joburile sunt impărţite inteligent pe intervale de pagini sau seturi şi porţionate relativ la viteza echipamentelor. Imprimantele pot fi inlănţuite astfel incât să redirecţioneze automat joburile către următoarea imprimantă disponibilă pentru a ţine toate imprimantele din grup ocupate. Imprimantele cu viteza mai mare vor primi automat mai multe sarcini deoarece le execută mai rapid. Joburile pot fi redirecţionate pe baza unor criterii prestabilite iar utilizatorii pot primi notificări despre rutarea joburilor prin email sau prin ferestre „pop-up".

Unele facilităţi avansate pot duce la scăderea costurilor prin filtrarea şi segmentarea joburilor astfel incât paginile color să fie separate automat de cele alb-negru, pentru a putea fi trimise către echipamente diferite. Joburile de printare pot fi vizualizate pe ecran şi verificate inainte de a fi executate, pot fi păstrate pentru o perioadă de timp, reimprimate in totalitate sau pe porţiuni fără a mai accesa aplicaţia care le-a generat iniţial sau pot fi arhivate pe disk.

Activitatea de imprimare poate fi contorizată, se pot face estimări ale costurilor şi se pot genera rapoarte detaliate. O soluţie de management al cozilor de printare poate acţiona ca un sistem comun de management, centralizând joburile din mai multe reţele disparate fie că este vorba de UNIX, mainframe, Novell, Windows sau alte sisteme.