Ce reprezinta arhivarea electronica? Arhiva Electronica reprezintã sistemul informatic care va transpune in format electronic fondul arhivistic al unei companii. Serviciul de arhivare electronica vine in sprijinul clientilor nostri pentru a intregi solutia oferita de sistemul de document management si arhivare electronica ELO. Scop: Implementarea unui Sistem Informatic de Arhivare Electronica are ca scop gestionarea in mod unic pentru toate categoriile de documente, date si informatii existente in companie. Sistemul trebuie sa rãspundã cerintelor definite de oricare din compartimente si sa asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. In acest sens, Arhiva Electronica a companiei va permite obtinerea informatiilor reale,concrete, completate cu imaginile documentelor gazda din arhiva fizica. Avantajele oferite de arhivarea electronica sunt: Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat a tuturor documentelor companiei dvs. Posibilitatea lucrului colaborativ, stabilirea traseului pe care trebuie sa-l parcurga fiecare tip de document in interiorul companiei Reorganizarea logica a arhivei fizice intrucat se realizeaza automat o legatura intre arhiva fizica si cea electronica (se pastreaza aceeasi structura de organizare in cazul ambelor tipuri de arhiva, mentionandu-se in momentul arhivarii si locatia documentului in cauza) Conversie rapida in format digital a documentelor pe hartie (scanerul este echipat cu un alimentator automatat cu documente Compresia foarte buna a imaginilor obtinute prin scanare va salveaza resursele de stocare Administrati in mod eficient a milioane de documente Modul de vizualizare a arhivei de documente electronice simuleaza situatia unei arhive fizice (fisete, bibliorafturi, dosare, acte) Posibilitatea de lucru in retea Securitatea accesului la documente (posibilitate de criptare pe 128 biti) Impune conditii de securitate pentru a evita accesul neautorizat la informatii de valoare (limitarea accesului se face fie la nivel de utilizator, fie de grupuri de utilizatori). Importarea faxurilor sau a altor documente din retea Arhivarea automata a e-mail-urilor Posibilitatea de indexare a fiecarui document; astfel regasirea unui document nu va mai fi o problema Indexarea fulltext a documentelor (pentru documentele scanate puteti utiliza aplicatia OCR integrata) Posibilitatea de transmitere a sarcinilor prin retea Posibilitate de integrare cu SAP, Lotus Notes Managementul versiunilor documentelor create Posibilitatea de adnotare pe documente, fara a modifica documentul original Se poate face controlul accesului prin setarea drepturilor de acces la documente sau a drepturilor de lucru cu documentele (vizualizare, editare, stergere, tiparire, trimitere prin fax sau email) Solutia: Solutia tuturor acestor probleme este extrem de simpla, XOR IT Systems va ofera posibilitatea de a va administra si stoca in mod eficient documentele, indiferent de formatul acestora (digital sau pe hartie). Arhivarea electronica este o solutie la cheie - hardware-software - care va permite sa administrati in aceeasi interfata atat documentele electronice cat si cele pe hartie.